Recht & Mediation

Warum bearbeiten Sie gerade diese Akte?

Sie haben nur diese eine Akte? Das ist schlecht! Vielleicht sollten Sie sich eher Gedanken über die Akquisition machen.

Dieser Akte ist Ihnen gerade in die Hände gefallen, als Sie in den vielen Stapeln auf Ihrem Schreibtisch etwas anderes gesucht haben? Vielleicht sollten Sie besser Ihren Schreibtisch einmal aufräumen.

Denkbar ist auch, dass Sie die Akte in der Hand halten, weil sich der Mandant gerade beschwert hatte, dass das ihm versprochene Schreiben überfällig ist, oder in dieser Akte läuft heute eine Frist ab, die sie erledigen müssen, oder sie hatten gerade Lust darauf, dieser Akte zu bearbeiten.

Letztlich sollte aber die Entscheidung, welche Akte Sie jetzt gerade bearbeiten, dass Ergebnis einer rationalen Überlegungen und Arbeitsplanung sein.

Welche Kriterien sind ausschlaggebend dafür, welche Aufgabe Sie nun in Angriff nehmen?

Erstes Kriterium ist die Ihnen jetzt gerade zur Verfügung stehende (ungestörte) Zeit. Wenn Sie gerade noch zehn Minuten Zeit haben bis zur nächsten Besprechung, dürfte es nicht sonderlich sinnvoll sein, das Diktat eines umfangreichen Schriftsatzes zu beginnen.

Zweites Kriterium sind die Ihnen gerade jetzt zur Verfügung stehenden Ressourcen. Wenn Sie nach fünf Stunden Beweisaufnahme wieder ins Büro kommen, ist dies sicherlich nicht der geeignete Zeitpunkt, sich einer geistig herausfordernden langwierigen Tätigkeit zuzuwenden.

Mit diesen beiden Kriterien haben Sie die Auswahl der zur bearbeitenden Akten beziehungsweise Aufgaben schon erheblich eingeschränkt.

Die verbleibenden Aufgaben können dann nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert werden.

Wenn Sie nach diesen Prinzipien vorgehen, können Sie sicher sein, dass Sie die “richtige” Akte beziehungsweise Aufgabe bearbeiten.

Dies alles funktioniert allerdings nur, wenn Sie einen vollständigen Überblick über die tatsächlich zur Bearbeitung anstehenden Akten beziehungsweise Aufgaben haben. Ihr Gedächtnis in allen Ehren, ich glaube allerdings nicht, dass es Ihnen gelingt, alle zur Bearbeitung anstehenden Akten und Aufgaben im Kopf zu behalten. Sie sollten daher eine Liste aller zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben führen, damit Sie immer einen Überblick haben. Die einzelnen Aufgaben sollten Sie konkret benennen, also nicht nur die Akte aufführen, sondern auch was sie konkret in dieser Aktor unternehmen wollen. Wenn Sie die einzelne Aufgabe dann noch kennzeichnen, ob es sich um eine dringende/wichtige Aufgabe handelt und welche Dauer Sie dafür einschätzen, so haben Sie eine gute Entscheidungsgrundlage für die nächste in Angriff zu nehmende Aufgabe.

Leider habe ich bisher noch kein Anwaltsprogramm gefunden, dass eine solche Aufgabenliste unterstützt und diese (so meine Wunschvorstellung) auch dynamisch fortschreibt.

Aus den vorangegangenen Ausführungen ergibt sich aber auch, dass Sie schwierige und zeitaufwändige Aufgaben in Ihrem Terminkalender rechtzeitig einplanen sollten. Unter qualitativen Gesichtspunkten ist es sicherlich nicht sinnvoll, wegen eines Fristablaufs noch abends schnell einen Schriftsatz runter zu diktieren. Und noch etwas: Man kann zeitaufwändige schwierige Aufgaben (die man deshalb gern vor sich her schiebt) auch in mehrere kleinere Schritte zerlegen und damit kostete es Sie weniger Überwindung, die Angelegenheit in Angriff zu nehmen.

Über das Thema Wiedervolrage hatte ich bereits einen Artikel verfasst. Wo ist die Wiedervorlage im Zusammenhang mit Fristen, To-Do-Listen einzuordnen?

Wikipedia definiert die Wiedervorlage als Frist, bis zu der eine Akte oder ein Vorgang wieder vorlgelegt werden soll. Dies war sicherlich früher so der Fall. Ich meine aber, dass die Wiedervorlage in den Kontext des Selbstmanagements bzw. der Organisation der eigenen Arbeit eingebunden werden sollte.

Zentraler Punkt der Selbstorganisation ist die Aufgabenliste. In der Aufgabenliste (To-Do-Liste) sollten alle anstehenden Aufgaben (schriftlich) festgehalten werden, die nicht sofort abgearbeitet werden können. Am besten ist es, wenn in die Aufgabenliste der nächste konkrete (physisch) auszuführende Schritt aufgenommen wird. Das Bedeutet, dass in der To-Do-Liste nicht nur erscheint “Akte XYZ bearbeiten” sondern konkret “Gegenanwalt in der Sache XYZ wegen ABC anschreiben”.

Zeitmanagementgurus empfehelen nun, die Länge der Aufgaben zu schätzen und die einzelnen Aufgaben danach zu priorisieren, ob sie wichtig oder dringend oder beides sind (A-, B- und C-Aufgaben). David Allen (Getting Things Done) empfiehlt, die nächste zu erledigende Aufgabe nach dem Kontext (sitze ich am Computer oder bin ich gerade bei Gericht) und der zur Verfügung stehenden Zeit und Energie zu entscheiden. Das Vorgehen sollte jeder nach seiner eigenen Persönlichkeitsstruktur entscheiden.

Gleiches gilt für die Frage, ob ich geschlossene oder offene Listen oder eine Kombination von beidem führe. Offene Listen sind – wie der Name schon ausdrückt – To-Do-Listen, in die alle Aufgaben nacheinander aufgeschrieben werden. Geschlossene Listen sind z.B. Aufgabenlisten für den Tag, zu denen nichts hinzugefügt wird. Oft wird auch eine Kombination aus beiden geführt, eine offene Liste als Hauptliste, aus der dann die Aufgaben für die (geschlossene) Tagesliste ausgesucht werden. Mark Forster kombiniert in seinem Autofocus genannten System offene und geschlossene Listen, in der Art, dass jede Seite der Liste als geschlossene Liste fungiert.

Manche Anwaltsprogramme bieten auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für alle Nutzer zu führen. Es gibt auch die Möglichkeit, To-Do-Listen in Outlook zu führen, Mir persönlich ist das allerdings zu sperrig.

Die Wiedervorlage wird dann eingetragen, wenn die weitere Bearbeitung eines Vorgangs von einem zukünftigen noch erwarteten Ereignis abhängt. Dies ist etwa der Fall, wenn noch eine Information des Mandanten fehlt oder wenn ich auf eine Zahlung oder Erwiderung der Gegenseite warte. Daher sollte eine Widervorlage nie ohne konkrete Information gespeichert werden. Dies bedeutet konkret, dass notiert wird, worauf ich warte und welche Maßnahme (prognostisch) ergriffen werden soll, wenn das Ereignis bis zu dem Zeitpunkt der Widervorlage nicht eingetreten ist. Alle Anwaltsprogramme bieten die Möglichkeit, Wiedervorlagen einzugeben.

Fristen sind demgegenüber (lediglich) Erinnerungspositionen. Am Fristablauf muss überprüft werden, ob die entsprechende Maßnahme erfolgt ist. Über die Bedeutung der Fristen in der täglichen Arbeit der Rechtsanwälte muss ich hier nichts mehr ausführen. Wer das als Anwalt nicht weiiß, hat den falschen Job!

Ich habe die Abläufe hier noch einmal als Workflow dargestellt:

Viele beschäftigen sich mit den Fragen des Zeit- bzw, Selbstmanagements, weil sie feststellen, dass der Berg der Arbeitsrückstände immer höher oder die To-Do-Liste immer länger wird.  Die Frage ist, ob die unterschiedlichen Methoden des Zeit- und Selbstmanagements tatsächlich dieses Problem lösen können.

Manchmal hat man das Gefühl, dass manche Methode das Problem eher noch verschärft als es zu beheben, weil man mehr Zeit mit der Führung diverser Listen vertut als mit der Erledigung der anstehenden Aufgaben. Wenn man sich die Diskussionen in den diversen Foren zu Zeitmanagement-Methoden ansieht, besteht das Problem der meisten nicht darin, die anstehenden Aufgaben zusammenzustellen. Die meisten suchen für sich eine Methode, endlich die in diversen Listen gesammelten Aufgaben einmal abzuarbeiten. Das ist genau der Punkt, an dem aber die meisten Empfehlungen enden. Wem ist es nicht passiert, dass er Tag für Tag schöne Tagespläne oder Woche für Woche ebenso schöne Wochenpläne erstellt und trotz dieser Pläne immer wieder dieselben Aufgaben vor sich herschiebt und nur einen Bruchteil der Aufgaben erledigt?

Über einen Punkt muss sich jeder klar werden: Das beste Zeitplanungs- bzw. Selbstmanagementinstrumentarium  kann nicht funktionieren, wenn einfach zuviel zu erledigen ist, d.h. die Anzahl der anstehenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht zu schaffen ist, eine Einsicht, der sich die meisten verschließen (ich spreche hier aus eigener Erfahrung). Wer 50 Aufgaben an einem Tag erledigt und dafür 100 neue einträgt, wird schnell merken, dass auch bei bester Nutzung der Zeit die Liste der unerledigten Aufgaben immer länger wird, egal wie man die eigene Arbeit organisiert.

Die erste unabdingbare Aufgabe muss daher sein, anhand der Selbstbeobachtung einmal festzustellen, ob die Arbeitsbelastung nicht schlicht und einfach zu groß ist und auch bei bester Organisation der eigenen Tätigkeit nicht zu schaffen ist. Hierbei muss man sich auch im klaren sein, dass es niemand fertig bringt, 8, 10, 12 oder noch mehr Stunden am Stück intensiv zu arbeiten. Der Burnout wird sich schnell einstellen (auch das weiß ich aus eigener leidvoller Erfahrung).

Der schwierigste Schritt ist dann, sich zu entscheiden, welche Aufgaben delegiert oder ersatzlos gestrichen werden muss. Gerade als Rechtsanwalt in eigener Kanzlei sind das Fragen, die nicht einfach zu beantworten sind, da viele Aufgaben aus haftungsrechtlichen Gründen weder gestrichen noch delegiert werden können. Ein Mandat abzulehnen, fällt ebenfalls schwer, selbst wenn es nicht gerade lukrativ ist (es könnte ja ein Folgemandat mit hohem Streitwert kommen). Ein Anwalt auf der Mailing-Liste der Anwälte hat einmal (sehr richtig) ausgeführt, dass er am meisten an den Mandaten verdient habe, die er abgelehnt hat.

Deshalb hat die Prüfung der folgenden Fragen auch beim Freiberufler ihre Berechtigung:
1. Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?
2. Wenn ja, warum gerade ich?

Eins dürfte klar sein: Zeit kann man nicht managen. Allen steht die gleiche Zeit zur Verfügung. Die Frage ist eigentlich, was wir mit unserer Zeit anfangen bzw. womit wir sie ausfüllen.

Ich habe mich lange mit Fragen des Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement beschäftigt. Meiner Meinung nach muss sich jeder selbst ein für seine Persönlichkeit passendes System herausfinden, wie er mit seiner Zeit und den in dieser Zeit zu erledigenden Aufgaben umgeht.

Trotz aller Individualität gibt es aber ein paar grundsätzliche Prinzipien, die den Umgang mit der Zeit und die Zeitplanung vereinfachen.

Erster Grundsatz ist, sich überhaupt einmal über den Umgang mit der Zeit bewusst zu werden. Es reicht aus, sich einen Kurzzeitwecker zu stellen, der einen alle halbe Stunde innehalten lässt und festzustellen, was man in dieser letzten halben Stunde getan hat (ohne das zu bewerten). So kann man sich einmal selbst kennen lernen. Es ist übrigens normal, dass keiner von uns 10 oder 12 Stunden am Stück konzentriert arbeiten kann. Pausen in jedweder Form sind normal und Sie brauchen kein schlechtes Gewissen zu haben.

Grundsatz zwei ist, die wichtigen Dinge und die großen Brocken zuerst festzulegen. Die kleineren Aufgaben passen immer darum herum. Es gibt die bekannte Geschichte mit der Vase (oder Mayonnaiseglas), in des zuerst dickere Steine gelegt werden, dann kleinere Kieselsteine, die die Lücken ausfüllen, dann Sand, der die immer noch verbliebenen Zwischenräume füllt und zum Schluss Wasser, das dann immer noch hineinpasst. Genauso geht es mit der Planung von Aufgaben. In der (anwaltlichen) Praxis bedeutet dies, dass zuerst die Termine, die umfangreicheren Fristsachen und auch die privaten Termine und Aufgaben (die sind in der Regel auch wichtig) festgelegt werden.

Grundsatz drei beinhaltet, alle Aufgaben, Schriftstücke etc. nur an wenigen (zentralen) Stellen zu sammeln und einmal täglich durchzugehen und auf daraus resultierende Aufgaben zu überprüfen. Können diese Aufgaben kurzfristig erledigt werden, sollte das auch sofort geschehen (2-Minuten-Regel). Ansonsten sollten sie einfach notiert werden. Gerade Anwälte stehen oft vor einem informationellen Overkill, hier ein Anruf des Mandanten, da ein Fax, der Computer signalisiert den Eingang einer Email und die Post und die Wiedervorlagen sind auch noch nicht bearbeitet. Gewöhnt man sich an, diese Informationen alle zu sammeln und dann sich die (ungestörte) Zeit zu nehmen, den Informationsstau zu bearbeiten bzw. zu notieren, ist die Gefahr, irgendetwas zu vergessen, minimiert.

Wie man mit der (wahrscheinlich frustrierend immer länger werdenden) Liste der Aufgaben umgeht, ist wiederum eine Frage der persönlichen Präferenzen. Ein paar Tipps werde ich in einem späteren Artikel geben.

Der Rechtsanwalt sieht sich bei seinem Zeit- und Selbstmanagement vor besondere Herausforderungen gestellt. Nicht ohne Grund träumen viele Anwälte nur von einem 8-Stunden-Tag und einer 5-Tage-Woche. In der Realität sind 10 bis 12 Stunden pro Tag und Arbeit am Wochenende Realität. Mit Fragen des Zeit- und Selbstmanagements sollte sich daher jeder Rechtsanwalt (oder jeder Freiberufler) beschäftigen.

Anwaltliche Tätigkeit ist – wenn man nicht nur beratend tätig ist – von einer Vielzahl fremdbestimmter Termine gekennzeichnet. Die wenigsten Richter sind bereit, eine Terminierung mit dem Anwalt abzusprechen (hoheitliches Denken ist hier meist noch angesagt). Lediglich in umfangreichen Strafsachen fragen die Gerichte in der Regel vor einer Terminierung an. In Zivilsachen ist eine Anfrage des Gerichts oder eine Absprache selten. Ohnehin ist an manchen Richtern die Erfindung des Telefons spurlos vorübergegangen, anders ist die Abneigung vieler Richter, telefonisch eine Verständigung über Termine oder Vergleiche herbeizuführen, nicht zu erklären.

Zu den fremdbestimmten Terminen gehören auch die Fristen, deren Einhaltung für den Anwalt von essenzieller Bedeutung sind. Oft ist der Sinn mancher Fristdauer nicht ganz nachzuvollziehen, insbesondere, wenn Gerichte Monate brauchen, um ein Schriftstück weiterzuleiten und dann eine Frist von zwei Wochen zur Erwiderung gesetzt wird.

Hinzu kommt, dass die fremdbestimmten Termine oft nicht eingehalten werden. Wer hat nicht schon erlebt, dass ein Termin sich um Stunden verschiebt, weil ein Richter offenbar keinerlei Gespür für die Dauer einer Verhandlung oder Beweisaufnahme aufbringt.

Die anwaltliche Tätigkeit wird auch durch viele Telefonate gekennzeichnet. Die wenigsten Rechtsanwälte erlauben sich den Luxus, mit den Mandanten nur nach Vereinbarung eines Telefontermins fernmündlich zu sprechen. Der Kontakt mit den Mandanten wird meist als zu wichtig erachtet, als dass man den Mandanten abwimmelt oder auf später vertröstet.

Kennzeichen der Anwaltstätigkeit in Bezug auf das Zeit- und Selbstmanagement ist ferner der fast ununterbrochene Strom von Informationen, die auf den Anwalt einströmen. Die Zeiten, als einmal am Tag die Post kam, sind längst vorbei. Heute kommen diverse Briefdienste, Faxe, E-Mails und Gerichtspost aus dem Gerichtsfach. Fax und E-Mail haben noch den Anschein der Dringlichkeit.

In den Wust dieser Tätigkeiten muss man dann noch die Besprechungstermine mit den Mandanten oder sonstigen Mandatsbeteiligten einflechten. Die in den Besprechungen erhaltenen Informationen müssen dann auch weiterverarbeitet, notiert und terminiert werden.

Je nach Kanzleigröße muss sich der Anwalt daneben noch den Fragen der Kanzleiorganisation und den Verwaltungsaufgaben widmen, die meist mehr Zeit in Anspruch nehmen, als man sich eigentlich hierfür leisten kann.

Dies alles geschieht in einem Umfeld, in dem die Vergütung der Rechtsanwälte – abgesehen von der Umstellung auf das RVG und damit einer Steigerung der Vergütung im Bereich Strafsachen und Sozialgerichtlichen Angelegenheiten – seit 1994 stagniert. Dies bedeutet, dass der Anwalt – sofern möglich – die Zahl der Mandate erhöhen muss, um die Kostensteigerungen aufzufangen. Dies bedeutet aber auch, dass man letztlich mehr Mandate bearbeitet, als man sich in angemessener Arbeitszeit zumuten kann, insbesondere, wenn der Streitwertmix nicht stimmt und die Mandate mit den auskömmlichen (höheren) Streitwerten fehlen.

Routinen dienen dazu, wiederkehrende Aufgaben in der gleichen Weise abzuarbeiten. Hier ist es sinnvoll, sich Checklisten zu erstellen. Diese können im Laufe der Arbeit immer weiter verbessert und verfeinert werden.

Für einen Einzelanwalt habe ich Checklisten für den Arbeitsbeginn und für das Arbeitsende in der Form von Mindmaps entworfen.

Morgenroutine
Allein schon aus Haftungsrechtlicher Sicht hat die Kontrolle und Bearbeitung von Fristsachen Vorrang. Deshalb wird zuerst geprüft, welche Fristen am heutigen Tag, Morgen und Übermorgen und in einer Woche ablaufen. Gleichzeitig kann der Anwalt sofort nachsehen, ob und was noch zu veranlassen ist oder die Fristbearbeitung in den Tagesplan aufnehmen. Welche Gerichtstermine anstehen, wird auch für den aktuellen und den folgenden Tag kontrolliert. Die Kontrolle der Gerichtstermine in zwei Wochen dient dazu, falls notwendig dort noch etwas schriftsätzlich vorzutragen. Zuletzt wird noch der Tagesplan kontrolliert.

Abendroutine
Bevor der Anwalt das Büro verlässt, sollte er noch anhand der Checkliste den Tag Revue passieren lassen. An erster Stelle steht wieder die Kontrolle der Fristen für den aktuellen Tag und den Folgetag. Es beruhigt ungemein, wenn man nochmals überprüft hat, dass die Fristen tatsächlich ordnungsgemäß erledigt sind. Der zweite Schritt ist das Überprüfen sämtlicher im Laufe des Tages angefallener Informationen. Hier sollten alle Stellen, an denen Informationen in jedweder Form gespeichert werden, überprüft werden. Die Informationen sollten dann zumindest in der Akte oder im EDV-System gespeichert werden. Ferner sollten sie auf der To-Do-Liste oder als Wiedervorlage auftauchen, wenn sie Aktionen erfordern. Auch ist es sinnvoll, soweit noch nicht geschehen, Besprechungsvermerke zu fertigen und zuzuordnen. Anschließend wird der Tagesplan für den Folgetag erstellt. Nicht nur die Termine und die Aufgaben werden festgehalten. Genauso wichtig ist es, sich die Pausen zu notieren (und dann morgen auch einzuhalten).
Wenn der Anwalt einen anstrengenden Tag hatte (was ja meistens der Fall ist), macht es dann Spass, auch sich eine Belohnung bewusst für den Abend einzuplanen.

Zuletzt zieht man noch ein Fazit des Tages. Zunächst überprüft man, wie viele Mandate man an dem Tag akquiriert hat und ob auch genügend Rechnungen geschrieben wurden. Die folgenden Punkte dienen dazu, sich die Erfolgserlebnisse des Tages noch einmal vor Augen zu führen. So kann man entspannt und guter Dinge in den (hoffentlich verdienten) Feierabend starten, ohne dass einem am späten Abend noch irgendwelche Unterlassungssünden beunruhigen.

Mark Forster, ein englischer Buchautor über Zeitmanagement (“Get everything done” und “Do it tomorrow”) hat Anfang Januar auf seiner Website sein neues “Autofocus Time Management System” vorgestellt. Die deutsche Anleitung finden Sie hier.

Dieses System ist überraschend einfach und es funktioniert. Ich selbst nutze das System seit Mitte Januar und bin begeistert. Der Ansatz von Mark Forster ist zum der Gebrauch geschlossener Listen und zum anderen der Grundsatz “little and often” an die Aufgaben heranzugehen. Hierdurch hat man weniger Widerstände selbst bei umfangreichen Aufgaben. Probieren Sie es einfach aus.

Mehr über Zeit- und Selbstmanagement erfahren Sie bei meinem Workshop “Selbst- und Zeitmanagement im Einklang mit der Natur”, das in Zusammenarbeit mit dem Saarforst Landesbetrieb im Urwald vor den Toren der Stadt im Saarkohlenwald vor den Toren Saarbrücken (Scheune Neuhaus) am 22. und 23. Mai 2009 stattfindet. Das Programm der Scheune Neuhaus mit weiteren Informationen zu dem Workshop finden Sie hier.