Recht & Mediation

Wir haben fast alle versucht, mit einer To-Do-Liste klar zu kommen. Oft ist das Ergebnis, dass manche Aufgaben auf der Liste Staub ansetzen, andere, die uns liegen, arbeiten wir schnell ab. Wie schaffen wir es, eine To-Do-Liste so zu führen, dass wir die darin aufgelisteten Arbeiten wirklich erledigen?

Der wichtigste erste Schritt ist, alle Aufgaben, die ich sofort in kurzer Zeit (2 Minuten) erledigen kann, auch sofort erledigen. Nur das, was ich so nicht erledigen kann, darf überhaupt auf die To-Do-Liste!

Viele kennen das GTD-System von David Allen. Der wichtigste Punkt seines Systems ist für mich, dass man nur so genannten “next actions” auflistet. Eine To-Do-Liste ist nur dann sinnvoll, wenn sie nur die Next Actions aufführt. Next Actions sind Aktivitäten, die Sie tatsächlich sofort ausführen können, wirklich der nächste Schritt. Man muss daher jede Aufgabe, die ansteht, in ihre einzelnen Schritte zerlegen und wirklich nur den nächsten Schritt aufführen. Auf die anwaltliche Tätigkeit bezogen heißt das also, nicht in die Liste aufnehmen “Klageerwiderung in der Sache XY diktieren”, wenn noch nicht alle Informationen vorhanden sind. Richtiger wäre es daher, in die Liste aufzunehmen “Rechtsfrage Z recherchieren”. Noch besser ist es, wenn man das Verb voranstellt. das ist zwar grässliches Deutsch, hilft aber, sich zu motivieren und die Aufgabe tatsächlich auszuführen und man erkennt auch schneller, was zu tun ist. Also noch besser: “Recherchieren Rechtsfrage Z”.

Je mehr man Aufgaben in tatsächlich ausführbare Häppchen zerlegt, desto geringer ist meiner eigenen Erfahrung nach der Widerstand gegen eine ungeliebte Aufgabe.

Was ist besser, die To-Do-Liste auf Papier oder in elektronischer Form? Das ist letztlich Geschmacksache. Ich persönlich ziehe die Papierform vor. Es mach einfach mehr Spaß, eine erledigte Aufgabe auf der Liste genussvoll durchzustreichen anstatt irgendwo ein elektronisches Häkchen zu setzen. Aber das muss jeder für sich selbst entscheiden.

Das gleiche gilt für die Frage, ob man die Aufgaben priorisieren soll. Ich finde, dass zumindest ich beim Durchgehen der Liste nach der derzeitigen Arbeitslaune besser entscheiden kann, was zur Zeit erledigt werden kann. Das hängt ja letztlich nicht nur von der Priorität der Aufgabe ab, sondern auch von der jetzt zur Verfügung stehenden Zeit, meiner derzeitigen Verfassung (wer von einer langen Beweisaufnahme ins Büro kommt, ist sicherlich nicht in der Lage, sich sofort auf einen langen und schwierigen Schriftsatz zu konzentrieren) und dem Kontext, also ob mir die richtigen Hilfsmittel gerade zur Verfügung stehen. Insoweit bevorzuge ich ohnehin das System Autofocus von Mark Forster. Dieses System hilft, kurzfristig zu entscheiden, welche Aufgabe ich in Angriff nehme, und verhindert, dass manche Aufgaben Staub ansetzen. Die Weiterentwicklungen des Systems von Mark Forster fand ich nicht mehr so einfach und überzeugend.

Wenn es trotzdem noch Aufgaben gibt, die Sie partout nicht anzugehen in der Lage sind, helfen zwei Dinge: Einmal sich selbst völlig vorurteilsfrei und ohne Selbstbetrug darüber ins Klare zu kommen, woraus die Widerstände gegen diese Aufgabe resultieren. Zum Anderen gibt es die Möglichkeit, sich vorzunehmen, maximal zehn Minuten an der Aufgabe zu arbeiten. Diese kurze Zeitspanne hilft, Widerstände hintanzustellen und oft merkt man, wenn man sich einmal begonnen hat, mit der Sache zu beschäftigen, ist es gar nicht so schlimm.

“Zeitmanagement ist Bullshit – Treffen Sie Entscheidungen intuitiv” ist die Überschrift eines Artikels im Blog “Karrierebibel” vom 9. Februar 2012. Und mit dieser Aussage hat der Autor Recht. Er stellt allerdings klar, dass Zeitmanagement nicht Aufgabenmanagement ist. Man soll also seine To-Do-Listen weiterführen, allerdings dann intuitiv entscheiden, welche Aufgabe man angeht. Das ist Aufgabenmanagement.

Genau diesen Ansatz verfolgt auch das Aufgabenmanagement-System “Autofocus” von Mark Forster, das ich aus eigener Erfahrung nur empfehlen kann (allerdings in der ursprünglichen Version 1 und nicht in der fortentwickelten Version Superfocus). Die deutsche Anleitung für das System finden Sie hier.

Dieses System hat den Vorteil, dass man gezwungen ist, die To-Do-Liste nicht zum Friedhof der (nicht erledigten) Aufgaben verkommen zu lassen, sondern die Listen regelmäßig darauf zu überprüfen, was zu erledigen ist oder intuitiv derzeit erledigt werden kann.

Allerdings muss im anwaltlichen Kontext ein wenig dazukommen. In den Terminkalender gehören natürlich nur die festgelegten Termine wie Gerichtstermine und Besprechungen. Daneben sollte an jedem Tag auch die Fristen notiert sein, damit man noch nicht erledigte fristgebundene Arbeiten möglichst rechtzeitig angegangen werden (hier kann Intuition nur die Entscheidung treffen, die fristgebundene Arbeit so rechtzeitig anzugehen, dass sie noch erledigt werden kann, bevor die Frist abläuft). Hier hilft die Morgenroutine (siehe hier). Den Rest der (unstrukturierten) Zeit können Sie anhand der intuitiven Auswahl abarbeiten. Das funktioniert gut und verhindert, dass manche Aufgaben Staub ansetzen.

Anwaltliches Zeitmanagement ist zum einen gekennzeichnet, dass Tag für Tag eine Vielzahl von Informationen auf den Anwalt einstürmen, die verarbeitet werden müssem und die nicht verloren gehen dürfen. Früher habe ich mit vorgedruckten Telefonnotizen und Klebezetteln und sonstigen Zettel gearbeitet. Das Ergebnis war, dass manche Information im Bermudadreieck Schreibtisch unterging und nicht zeitnah bearbeitet wurde. Tage später fiel mir dann eine Telefonnotiz in die Hand, wegen der längst ein Rückruf oder eine andere Aktion hätte erfolgen müssen. Das empfand ich als absolut unbefriedigend. Dann las ich einen Artikel über die Möglichkeit, Ordnung in die Notizzettel zu bekommen mit Hilfe eines Superbuches. Seit einigen Jahren arbeite ich nun damit und kann es nur weiterempfehlen.

Ein Superbuch ist nichts anderes als ein Notizbuch (ob DIN A 4 oder DIN A 5 ist Geschmacksache, ich bevorzuge DIN A 4). Am besten eignet sich ein gebundenes Buch oder ein Spiralbuch mit mehr als den üblichen 80 Blättern. Die Blätter sollten nummeriert sein oder von ihnen durchnummeriert werden. In dieses Buch schreiben Sie nun alle Informationen, die jeden Tag auf sie zukommen, wie Telefonate, Besprechungsnotizen, Ideen und sonstiges. Rechts lassen Sie einen Rand, auf dem Sie dann nachträglich noch Informationen oder ToDo’s vermerken. Nach jeder Information bringen Sie einen Querstrich an (der muss nicht gerade oder schön sein) und am Beginn eines neuen Tages schreiben Sie unter den Querstrich das Tagesdatum. So haben Sie alle Informationen an einer Stelle. Wenn Sie doch einmal eine Info auf einen Klebezettel oder sonstiges Blatt Papier geschrieben haben, kleben Sie ihn in Ihr Superbuch. Spätestens am Ende des Tages gehen Sie die täglichen Notizen durch, notieren die notwendigen Aktionen in Ihrer ToDo-Liste, diktieren Aktenvermerke oder sonstige Informationen wie etwa Telefonnummern oder Aktenzeichen in der dazugehörigen (am besten elektronischen) Akte und notieren ggfls. dazu die Seitenzahl in Ihrem Superbuch, so dass Sie dann auf die Information schnell zugreifen können. Einträge im Superbuch, die erledigt sind, kreuzen Sie durch, so dass Sie schnell erkennen können, welche Einträge noch bearbeitet werden müssen. So können Informationen nicht verloren gehen und Sie sehen, was noch zur Bearbeitung offen steht.

Das zweite Tool ist die sogenannte Pommodoro Technik. Sie heißt so, weil der Erfinder dieser Technik einen Küchenwecker in Tomatenform verwendete. Die dahinter stehende Idee ist recht einfach: Es geht darum, einen Zeitraum von 25 Minuten ununterbrochen und konzentriert zu arbeiten. Dies ist ein Zeitraum, der lang genug ist, bei der Arbeit zum Beispiel an einem Schriftsatz ein Stück weiter zu kommen, aber auch kurz genung, dass die Konzentration nicht nachlässt und auch, dass dringende Störungen so lange warten können. Nach den 25 Minuten macht man 5 Minuten Pause, in der man Rückrufe erledigen oder die Mails checken kann. Dann schließt sich das nächste Arbeitsintervall an. Nach 4 Arbeitsphasen von je 25 Minuten und anschließender Pause von 5 Minuten haben Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten verdient, ehe es weiter geht.

Während der Arbeitsphase sollten Sie externe Störungen durch Telefon, Besucher oder Kollegen und Mitarbeiter möglichst ausschließen. Sagen Sie Ihrer Sekretärin bescheid oder zeigen Sie mit Hilfe Ihres Messengers an, dass Sie derzeit beschäftigt sind. Interne Störungen, wie abschweifende Gedanken oder Ideen notieren Sie kurz in Ihrem Superbuch, damit sie nicht in Vergessenheit geraten und dann arbeiten Sie weiter an der gerade anstehenden Aufgabe. Diese Methode eignet sich hervorragend, um gerade im hektischen Anwaltsalltag Aufgaben erledigt zu bekommen. Wer mehr darüber erfahren will, kann sich hier ein E-Book (in englischer Sprache) herunterladen. und hier können Sie auch einen Timer herunterladen, bei dem Sie die Anzahl und Länge der Arbeitsphasen, die Länge der Pausen und die Anzahl der Arbeitsphasen (bis zur längeren Pause) festlegen können. Sie können aber auch jeden Kurzzeitwecker nehmen.

Gar nicht? Das ist nicht gut!

Natürlich hat jede Besprechung mit Mandanten, Gegnern und sonstigen Beteiligten ihre Struktur, ob bewusst oder unbewusst. Zumindest ein Warming up findet statt. Sie begrüßen Ihren Gesprächspartner und es werden am Anfang ein paar allgemeine Floskeln ausgetauscht. Am Ende schmeißen Sie Ihren Gesprächspartner auch nicht einfach raus, sondern auch hier werden zumindest noch ein paar allgemeine Sätze ausgetauscht.

Aber dazwischen? ???

Was in der Literatur zu Besprechungen in größerem Rahmen gilt, lässt sich auch für die Besprechungen mit dem Mandanten oder sonstigen Mandatsbeteiligten übertragen Wichtigster Punkt ist die Strukturierung des Gesprächs. Zugleich sollte ein Ziel explizit oder auch unausgesprochen klar sein (wobei die explizite Variante immer die bessere ist). Haft (Fritjof Haft, Verhandlung und Mediation – Die Alternative zum Rechtsstreit) empfiehlt insoweit den Abschluss sogenannter Verhandlungsverträge und eben die Strukturierung einer Besprechung. Im Klartext: Am Anfang einer Besprechung legen Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner fest, welche Themen besprochen werden sollen. Dazu holen Sie dann die (ausdrückliche) Zustimmung des Gesprächspartners ein, also klar um Zustimmung zu dem Themenkatalog bitten und auch Fragen, welche Themen der Gesprächspartner seinerseits einbringen will.

Dann sollten Sie sich auch an die Struktur der einzelnen Themen halten und nicht von einem zum anderen Thema hin- und herspringen. Beobachten Sie einmal, wie wenig strukturiert Besprechungen ohne ein solches Gerüst tatsächlich ablaufen. Haben Sie aber eine Struktur vereinbart, können Sie selbst feststellen, ob Sie sich noch im Rahmen der Struktur befinden und Sie können auch Ihr Gegenüber an die Vereinbarte Vorgehensweise erinnern.

Diese Vorgehensweise bilden wir auch in unserer IXP-Advocat Anwaltssoftware ab. In einem Workflow für Besprechungen sammeln wir erst die Themen, die in einem zweiten Schritt (in beliebiger Reihenfolge) abgearbeitet werden können und die Ergebnisse direkt protokolliert werden. So können Sie am Ende der Besprechung Ihrem Gesprächspartner ein Besprechungsprotokoll in die Hand drücken, in dem die Themen und Ergebnisse aufgelistet sind.

Interesse? Hier finden Sie weitere Informationen oder können einen Testzugang beantragen.

Bei der Entwicklung der IXP.Advocat Anwaltssoftware stellt sich uns die Frage, ob es sinnvoll ist, Mandate (oder Mandanten) zu klassifizieren, um so dem Anwalt eine Hilfestellung zu geben, welches Mandat er als nächstes bearbeitet (oder bearbeiten sollte). Hierbei sollte die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei im Vordergrund stehen.

Vorteile einer solchen Klassifizierung wäre, dass der Anwalt seien Zeit nicht mit Arbeit an Mandaten vergeudet, die unwichtig sind. Je nach zugrunde liegenden Kriterien ist damit sichergestellt, dass die Kanzlei einen höheren Gewinn abwirft, da zuerst die Mandate bearbeitet werden, die einen angemessenes Honoraraufkommen versprechen. Allerdings ist dabei auch zu berücksichtigen, dass jeder Mandant und jedes Mandat Anspruch darauf hat, vom Anwalt in entsprechender Qualität bearbeitet zu werden. Zudem bergen auch Mandate, die schlecht klassifiziert wurden, Haftungsrisiken.

Als Kriterien für die Klassifizierung von Mandaten kommen einmal der Mandant selbst und zum anderen das Mandat in Frage. Beim Mandat bietet sich zunächst als Klassifizierungsmerkmal das Vergütungsaufkommen an, wobei dieses nur im Verhältnis zum Aufwand gesehen werden kann. Bekanntlich kann auch ein Mandat mit höherer Vergütung unwirtschaftlich sein, wenn der Aufwand zu hoch ist. Als weiteres Kriterium für die Einordnung des Mandats könnte die Werbewirksamkeit sein. bei Mandaten, die in der Öffentlichkeit bekannt sind, wird man sicherlich mit mehr Sorgfalt bearbeiten als andere. Das Haftungsrisiko ist sicherlich ein weiteres Merkmal, um ein Mandat jtzt oder erst später zu bearbeiten. Bei dem Kriterium Schwierigkeit stellt sich die Frage, ob dieses Merkmal eine Akte hoch- oder herunterstuft. Nicht zuletzt ist sicherlich das eigene Interesse an dem Mandat auch ein Punkt, der bei der Entscheidung, welche Akte ich als nächstes bearbeite, mit eine Rolle spielt. Dann macht die Bearbeitung sicherlich mehr Spass, letztlich hat dies nichts mit den Zielen einer Klassifizierung von Mandaten zu tun.

Auch der Mandant selbst spielt eine erhebliche Rolle bei der Entscheidung, ob ich eine Akte als A, B oder C Mandat einordne. Wieviele Mandate hat der Mandant bereits gebracht (wobei die Frage ist, ob ich einem neuen Mandanten nicht mehr Aufmerksamkeit entgegenbringen sollte, damit er beid er Kanzlei bleibt, als einem sicheren Mandanten, der sowieso mit allen Mandaten kommt?). auch gibt es wichtige Mandanten, die als Multiplikatoren auch für viele Folgemandate sorgen. Bei einem neuen Mandanten sind diese Punkte allerdings schwer vorherzusehen. Ein wichtiger Punkt ist sicherlich die ahlungsmoral des Mandanten. Gut, diejenigen, von denen wir wissen, dass sie nicht zahlen, sollten wir als Mandanten ablehnen. Manchmal (oft?) nehmen wir aber Fälle an, bei denen wir eigentlich ahnen, dass es hier zu Schwierigkeiten kommen könnte. Aber auch bei zahlenden Mandanten gibt es ja unterschiede. Manche zahlen eine Rechnung sofort nach Eingang, andere brauchen zumindest die erste Mahnung. Auch die Frage, ob eine Rechtsschutzversicherung (oder welche Rechtsschutzversicherung) vorhanden ist, spielt eine Rolle (siehe RSV-Blog). Letztlich spielt natürlich auch das Verhältnis zum Mandanten eine Rolle (Akten sympathischer Mandanten bearbeitet man natürlich lieber als von unsympathischen). Wobei hier auch klar sein sollte, das das kein kriterium ist, das zum wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei beiträgt (allenfalls indirekt).

Letztlich bleibt also die Frage, ist es sinnvoll, die Möglichkeit einer Klassifizierung von Mandaten in die Kanzleisoftware einzubauen, um diese dann bei der Bearbeitung von Aufgabenlisten oder Wiedervorlagen zu berücksichtigen. IXP.Advocat soll auch Ihre Vorstellungen verwirklichen. Haben Sie Lust, Ihre Ideen und Ihr Wissen einzubringen? Hier können Sie der Advocat Denker- und Entwickler-Gruppe unverbindlich beitreten.

Bereits seit Jahren gibt es im Bereich Selbstmanagement einen wahren Hype um David Allens Getting Things Done. Wer es noch nicht kennt, findet hier bei Wikipedia eine gute Zusammenfassung.

Wichtigster Schritt in diesem System ist zunächst, alles (David Allen nennt es) Zeug, das sind alle Informationen, Ideen, Aufgaben, Post jeglicher Art usw. zusammenzutragen und durchzuarbeiten. Mit Durcharbeiten meint er, bei jedem Stück zu entscheiden, ob überhaupt etwas getan werden muss (is it actionable?). Falls nichts getan werden muss, steht die Entscheidung an, ob die Information als Referenzmaterial gebraucht wird oder zu einer späteren Prüfung unter der Rubrik “Vielleicht/Irgendwann” abgelegt wird oder aber in den Papierkorb wandert.

Muss etwas getan werden, sollte es sofort erledigt werden, wenn es weniger als 2 Minuten erfordert. Ansonsten wird es delegiert (warten darauf, dass es ein anderer tut) oder kommt auf die Liste der nächsten Schritte. Alles, was mehrere Schritte erfordert, stellt ein Projekt dar.

Einer der für mich zentralen Punkte des Systems ist es, dass beim Durcharbeiten des “Zeugs” genau herausgearbeitet werden muss, was der nächste körperlich durchzuführende Schritt ist. Dies bedeutet, dass ich alle bis zur Erledigung der Information erforderlichen Schritte genau analysiere und den ersten Schritt entweder sofort erledige oder in meine Aufgabenliste aufnehme. Wie man solche nächste Schritte gut herausarbeitet, können Sie hier nachlesen.

Dies alles passt gut auf die Abläufe in einer Anwaltskanzlei (wobei nicht zu übersehen ist, dass die Arbeitsstruktur natürlich von dem Tätigkeitsschwerpunkt des Anwalts abhängig ist).

Es sollte zur Gewohnheit werden, die eingehenden Informationen zumindest einmal am Tag durchzuarbeiten und zu entscheiden, was damit gemacht werden soll. Wenn nichts unternommen werden muss, muss ich zumindest entscheiden, ob die Information in einem Projekt (=Akte, Mandat) benötigt wird. Weiter ist zu entscheiden, ob eventuell noch weitere Informationen fehlen, auf die ich warte, ehe ich etwas unternehmen kann, dann ist eine Wiedervorlage (=warten auf) zu notieren. Muss etwas getan werden, sollte genau analysiert werden, was der nächste konkrete Schritt ist. Es ist daher nicht sinnvoll, in die Aufgabenliste aufzunehmen z.B. “auf die Klage erwidern”. Wahrscheinlich sind vorher noch Schritte zu unternehmen, wie etwa eine Gliederung erstellen, prüfen, ob noch Informationen fehlen usw.. Diese nächsten Schritte bzw. der nächste Schritt gehört dann auf die Aufgabenliste, die folgenden, schon absehbaren Schritte gehören in die Akte.

Warum bearbeiten Sie gerade diese Akte?

Sie haben nur diese eine Akte? Das ist schlecht! Vielleicht sollten Sie sich eher Gedanken über die Akquisition machen.

Dieser Akte ist Ihnen gerade in die Hände gefallen, als Sie in den vielen Stapeln auf Ihrem Schreibtisch etwas anderes gesucht haben? Vielleicht sollten Sie besser Ihren Schreibtisch einmal aufräumen.

Denkbar ist auch, dass Sie die Akte in der Hand halten, weil sich der Mandant gerade beschwert hatte, dass das ihm versprochene Schreiben überfällig ist, oder in dieser Akte läuft heute eine Frist ab, die sie erledigen müssen, oder sie hatten gerade Lust darauf, dieser Akte zu bearbeiten.

Letztlich sollte aber die Entscheidung, welche Akte Sie jetzt gerade bearbeiten, dass Ergebnis einer rationalen Überlegungen und Arbeitsplanung sein.

Welche Kriterien sind ausschlaggebend dafür, welche Aufgabe Sie nun in Angriff nehmen?

Erstes Kriterium ist die Ihnen jetzt gerade zur Verfügung stehende (ungestörte) Zeit. Wenn Sie gerade noch zehn Minuten Zeit haben bis zur nächsten Besprechung, dürfte es nicht sonderlich sinnvoll sein, das Diktat eines umfangreichen Schriftsatzes zu beginnen.

Zweites Kriterium sind die Ihnen gerade jetzt zur Verfügung stehenden Ressourcen. Wenn Sie nach fünf Stunden Beweisaufnahme wieder ins Büro kommen, ist dies sicherlich nicht der geeignete Zeitpunkt, sich einer geistig herausfordernden langwierigen Tätigkeit zuzuwenden.

Mit diesen beiden Kriterien haben Sie die Auswahl der zur bearbeitenden Akten beziehungsweise Aufgaben schon erheblich eingeschränkt.

Die verbleibenden Aufgaben können dann nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert werden.

Wenn Sie nach diesen Prinzipien vorgehen, können Sie sicher sein, dass Sie die “richtige” Akte beziehungsweise Aufgabe bearbeiten.

Dies alles funktioniert allerdings nur, wenn Sie einen vollständigen Überblick über die tatsächlich zur Bearbeitung anstehenden Akten beziehungsweise Aufgaben haben. Ihr Gedächtnis in allen Ehren, ich glaube allerdings nicht, dass es Ihnen gelingt, alle zur Bearbeitung anstehenden Akten und Aufgaben im Kopf zu behalten. Sie sollten daher eine Liste aller zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben führen, damit Sie immer einen Überblick haben. Die einzelnen Aufgaben sollten Sie konkret benennen, also nicht nur die Akte aufführen, sondern auch was sie konkret in dieser Aktor unternehmen wollen. Wenn Sie die einzelne Aufgabe dann noch kennzeichnen, ob es sich um eine dringende/wichtige Aufgabe handelt und welche Dauer Sie dafür einschätzen, so haben Sie eine gute Entscheidungsgrundlage für die nächste in Angriff zu nehmende Aufgabe.

Leider habe ich bisher noch kein Anwaltsprogramm gefunden, dass eine solche Aufgabenliste unterstützt und diese (so meine Wunschvorstellung) auch dynamisch fortschreibt.

Aus den vorangegangenen Ausführungen ergibt sich aber auch, dass Sie schwierige und zeitaufwändige Aufgaben in Ihrem Terminkalender rechtzeitig einplanen sollten. Unter qualitativen Gesichtspunkten ist es sicherlich nicht sinnvoll, wegen eines Fristablaufs noch abends schnell einen Schriftsatz runter zu diktieren. Und noch etwas: Man kann zeitaufwändige schwierige Aufgaben (die man deshalb gern vor sich her schiebt) auch in mehrere kleinere Schritte zerlegen und damit kostete es Sie weniger Überwindung, die Angelegenheit in Angriff zu nehmen.

Über das Thema Wiedervolrage hatte ich bereits einen Artikel verfasst. Wo ist die Wiedervorlage im Zusammenhang mit Fristen, To-Do-Listen einzuordnen?

Wikipedia definiert die Wiedervorlage als Frist, bis zu der eine Akte oder ein Vorgang wieder vorlgelegt werden soll. Dies war sicherlich früher so der Fall. Ich meine aber, dass die Wiedervorlage in den Kontext des Selbstmanagements bzw. der Organisation der eigenen Arbeit eingebunden werden sollte.

Zentraler Punkt der Selbstorganisation ist die Aufgabenliste. In der Aufgabenliste (To-Do-Liste) sollten alle anstehenden Aufgaben (schriftlich) festgehalten werden, die nicht sofort abgearbeitet werden können. Am besten ist es, wenn in die Aufgabenliste der nächste konkrete (physisch) auszuführende Schritt aufgenommen wird. Das Bedeutet, dass in der To-Do-Liste nicht nur erscheint “Akte XYZ bearbeiten” sondern konkret “Gegenanwalt in der Sache XYZ wegen ABC anschreiben”.

Zeitmanagementgurus empfehelen nun, die Länge der Aufgaben zu schätzen und die einzelnen Aufgaben danach zu priorisieren, ob sie wichtig oder dringend oder beides sind (A-, B- und C-Aufgaben). David Allen (Getting Things Done) empfiehlt, die nächste zu erledigende Aufgabe nach dem Kontext (sitze ich am Computer oder bin ich gerade bei Gericht) und der zur Verfügung stehenden Zeit und Energie zu entscheiden. Das Vorgehen sollte jeder nach seiner eigenen Persönlichkeitsstruktur entscheiden.

Gleiches gilt für die Frage, ob ich geschlossene oder offene Listen oder eine Kombination von beidem führe. Offene Listen sind – wie der Name schon ausdrückt – To-Do-Listen, in die alle Aufgaben nacheinander aufgeschrieben werden. Geschlossene Listen sind z.B. Aufgabenlisten für den Tag, zu denen nichts hinzugefügt wird. Oft wird auch eine Kombination aus beiden geführt, eine offene Liste als Hauptliste, aus der dann die Aufgaben für die (geschlossene) Tagesliste ausgesucht werden. Mark Forster kombiniert in seinem Autofocus genannten System offene und geschlossene Listen, in der Art, dass jede Seite der Liste als geschlossene Liste fungiert.

Manche Anwaltsprogramme bieten auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für alle Nutzer zu führen. Es gibt auch die Möglichkeit, To-Do-Listen in Outlook zu führen, Mir persönlich ist das allerdings zu sperrig.

Die Wiedervorlage wird dann eingetragen, wenn die weitere Bearbeitung eines Vorgangs von einem zukünftigen noch erwarteten Ereignis abhängt. Dies ist etwa der Fall, wenn noch eine Information des Mandanten fehlt oder wenn ich auf eine Zahlung oder Erwiderung der Gegenseite warte. Daher sollte eine Widervorlage nie ohne konkrete Information gespeichert werden. Dies bedeutet konkret, dass notiert wird, worauf ich warte und welche Maßnahme (prognostisch) ergriffen werden soll, wenn das Ereignis bis zu dem Zeitpunkt der Widervorlage nicht eingetreten ist. Alle Anwaltsprogramme bieten die Möglichkeit, Wiedervorlagen einzugeben.

Fristen sind demgegenüber (lediglich) Erinnerungspositionen. Am Fristablauf muss überprüft werden, ob die entsprechende Maßnahme erfolgt ist. Über die Bedeutung der Fristen in der täglichen Arbeit der Rechtsanwälte muss ich hier nichts mehr ausführen. Wer das als Anwalt nicht weiiß, hat den falschen Job!

Ich habe die Abläufe hier noch einmal als Workflow dargestellt:

Viele beschäftigen sich mit den Fragen des Zeit- bzw, Selbstmanagements, weil sie feststellen, dass der Berg der Arbeitsrückstände immer höher oder die To-Do-Liste immer länger wird.  Die Frage ist, ob die unterschiedlichen Methoden des Zeit- und Selbstmanagements tatsächlich dieses Problem lösen können.

Manchmal hat man das Gefühl, dass manche Methode das Problem eher noch verschärft als es zu beheben, weil man mehr Zeit mit der Führung diverser Listen vertut als mit der Erledigung der anstehenden Aufgaben. Wenn man sich die Diskussionen in den diversen Foren zu Zeitmanagement-Methoden ansieht, besteht das Problem der meisten nicht darin, die anstehenden Aufgaben zusammenzustellen. Die meisten suchen für sich eine Methode, endlich die in diversen Listen gesammelten Aufgaben einmal abzuarbeiten. Das ist genau der Punkt, an dem aber die meisten Empfehlungen enden. Wem ist es nicht passiert, dass er Tag für Tag schöne Tagespläne oder Woche für Woche ebenso schöne Wochenpläne erstellt und trotz dieser Pläne immer wieder dieselben Aufgaben vor sich herschiebt und nur einen Bruchteil der Aufgaben erledigt?

Über einen Punkt muss sich jeder klar werden: Das beste Zeitplanungs- bzw. Selbstmanagementinstrumentarium  kann nicht funktionieren, wenn einfach zuviel zu erledigen ist, d.h. die Anzahl der anstehenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht zu schaffen ist, eine Einsicht, der sich die meisten verschließen (ich spreche hier aus eigener Erfahrung). Wer 50 Aufgaben an einem Tag erledigt und dafür 100 neue einträgt, wird schnell merken, dass auch bei bester Nutzung der Zeit die Liste der unerledigten Aufgaben immer länger wird, egal wie man die eigene Arbeit organisiert.

Die erste unabdingbare Aufgabe muss daher sein, anhand der Selbstbeobachtung einmal festzustellen, ob die Arbeitsbelastung nicht schlicht und einfach zu groß ist und auch bei bester Organisation der eigenen Tätigkeit nicht zu schaffen ist. Hierbei muss man sich auch im klaren sein, dass es niemand fertig bringt, 8, 10, 12 oder noch mehr Stunden am Stück intensiv zu arbeiten. Der Burnout wird sich schnell einstellen (auch das weiß ich aus eigener leidvoller Erfahrung).

Der schwierigste Schritt ist dann, sich zu entscheiden, welche Aufgaben delegiert oder ersatzlos gestrichen werden muss. Gerade als Rechtsanwalt in eigener Kanzlei sind das Fragen, die nicht einfach zu beantworten sind, da viele Aufgaben aus haftungsrechtlichen Gründen weder gestrichen noch delegiert werden können. Ein Mandat abzulehnen, fällt ebenfalls schwer, selbst wenn es nicht gerade lukrativ ist (es könnte ja ein Folgemandat mit hohem Streitwert kommen). Ein Anwalt auf der Mailing-Liste der Anwälte hat einmal (sehr richtig) ausgeführt, dass er am meisten an den Mandaten verdient habe, die er abgelehnt hat.

Deshalb hat die Prüfung der folgenden Fragen auch beim Freiberufler ihre Berechtigung:
1. Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?
2. Wenn ja, warum gerade ich?